Электронная трудовая книжка

Ответы на вопросы

Типичные ошибки, возникающие при формировании сведений о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД» согласно таблицы:

Содержание ошибки

Действия страхователя

Ошибки, в результате которых сведения не учитываются на лицевом счете зарегистрированного лица

Файл не прошел форматно-логический контроль

Необходимо сформировать сведения в соответствии с действующим альбомом форматов.

Ошибка «Ранее учтено мероприятие с таким же GUID»

GUID - оригинальный идентификационный номер, который присваивается каждому кадровому мероприятию при создании формы СЗВ-ТД. Данный номер можно увидеть только в структуре файла.

Необходимо заново создать форму СЗВ-ТД, а не корректировать файл с ранее представленной отчетностью. При создании новой формы сгенерируется новый GUID, отличный от предыдущего.

Ошибка «Несоответствие ФИО-СНИЛС зарегистрированного лица»

Необходимо перепроверить правильность заполнения сведений о застрахованном лице и повторить посылку

Ошибка «Нарушение уникальности значений: страховой номер зарегистрированного лица должен быть уникальным в пределах документа»

Необходимо сформировать сведения о зарегистрированном лице в одной форме СЗВ-ТД, указав в разделе «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица» все необходимые кадровые мероприятия.

Ошибки, в результате которых сведения учтены на лицевом счете зарегистрированного лица, но требуют корректировки, дополнения (уточнения)

Нет первичного наполнения, то есть в форме отсутствует запись о последнем кадровом мероприятии по состоянию на 01.01.2020 г. (для всех мероприятий, кроме «ПРИЕМ»)

Необходимо дополнительно представить форму СЗВ-ТД, в которой указать сведения о последнем кадровом мероприятии по состоянию на 01.01.2020 г. При этом дублировать ранее представленные сведения не нужно.

Некорректная дата подачи заявления о выборе формы ведения трудовой книжки, в том числе  дата ранее 01.01.2020 г.

В случае подачи заявлений о выборе формы ведения трудовой книжки с одинаковой (некорректной) датой, необходимо представить сведения по форме СЗВ-ТД об отмене одного или всех заявлений с неверной датой подачи путем проставления знака «X» в поле «признак отмены».

В случае подачи заявления о выборе электронной трудовой книжки с датой ранее даты заявления о выборе бумажной трудовой книжки, необходимо представить сведения об отмене одного или всех заявлений с неверной датой путем проставления знака «Х» в поле «признак отмены».

Примечание: в соответствии с п.5 ст.2 Федерального закона №439-ФЗ от 16.12.2019 работник, подавший письменное заявление о продолжении ведения работодателем трудовой книжки, имеет право в последующем подать работодателю заявление о ведении сведений о трудовой деятельности в электронном виде. Обратного действия законодательством не предусмотрено.

Некорректная дата кадрового мероприятия, неверный формат даты. 

Необходимо отменить сведения с некорректной датой мероприятия путем проставления знака «X» в поле «признак отмены».

При необходимости корректирующие сведения представляются в этой же форме СЗВ-ТД в следующей строке раздела «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица» с указанием даты кадрового мероприятия в формате «ДД.ММ.ГГГГ».

Некорректное заполнение информации об основании кадрового мероприятия: объемная информация, указание персональных данных, превышение количества символов.

Необходимо отменить некорректные сведения путем проставления знака «X» в поле «признак отмены».

При необходимости корректирующие сведения представляются в этой же форме СЗВ-ТД в следующей строке раздела «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица» с соблюдением допустимого количества символов при заполнении реквизитов.

 

Допустимое количество символов при заполнении сведений о трудовой деятельности ЗЛ по форме СЗВ - ТД:

  •  /<Сведения> - (1024)
  •  /<Должность> - (4000)
  •  /<СтруктурноеПодразделение> - (4000)
  •  /<ВидПР> - (255)
  •  /<Статья> - (50)
  •  /<Пункт> - (50)
  •  /<Причина> - (1024)
  •  /<Основание>[1]/<Наименование> - (1024)
  •  /<Основание>[2]/<Наименование> - (1024)
  •  /<ОснованиеУвольнения>/<УТ2:НормативныйДокумент> - (1024)
  •  /<ОснованиеУвольнения>/<УТ2:Статья> - (50)
  •  /<ОснованиеУвольнения>/<УТ2:Часть> - (50)
  •  /<ОснованиеУвольнения>/<УТ2:Пункт> - (50)
  •  /<ОснованиеУвольнения>/<УТ2:Подпункт> - (50)
  • /<Работодатель>/<НаименованиеОрганизации> - (1024)

 

Вопрос 1: Работник принят на работу в 2016 г., с января 2020г. данный работник принимается внутренним совместителем на должность уборщика. Нужно ли отражать в форме СЗВ-ТД  последнее кадровое мероприятие по состоянию на 01.01.2020 г. (прием на работу в 2016 г. по основному месту работы)?
Ответ: Нужно, если сведения СЗВ-ТД представляются впервые. Таким образом, за январь 2020 года в форме СЗВ-ТД отражается запись по приему на должность уборщика с отметкой «совместитель» и последнее кадровое мероприятие по состоянию на 01.01.2020  у данного работодателя (прием на основную работу в 2016 г.).

Вопрос 2: По совместителям (не основная работа): должен ли работодатель уведомлять такого работника по 30.06.2020 г., и какому работодателю (основному, или не основному) должно быть подано заявление от работника о выборе ведения трудовой деятельности?
Ответ: Работник об изменении в законодательстве и о праве выбора способа ведения трудовой деятельности должен быть уведомлен по основному месту работы.

Вопрос 3: Нужно ли регистрироваться вновь на сайте ПФР в личном кабинете страхователя, и если были ранее зарегистрированы на сайте, как восстановить пароль?
Ответ: Для сдачи отчетности СЗВ-ТД через «Кабинет страхователя» нужно заново руководителю организации пройти регистрацию в ЕСИА и получить учетную запись как юридическому лицу.

Вопрос 4: Необходимы ли дополнительные программные средства на рабочем месте кадровика?
Ответ: Если страхователь передает сведения через оператора (провайдера), то самостоятельное приобретение и установление дополнительного программного обеспечения не требуется.
При передаче сведений через «Кабинет страхователя»  или на бумажном носителе в клиентскую службу территориального органа ПФР соответствующее бесплатное программное обеспечение можно скачать с портала электронных сервисов ПФР.
Также на сайте ПФР для работодателей выложено ПО «Документы ПУ-6» (разработчик Республика Коми). ПО «SPU-Orb» в настоящее время находится в стадии тестирования, но также будет предложено в качестве бесплатной программы подготовки сведений по форме СЗВ-ТД.

Вопрос 5:  Если у кадровика нет ЭП, каким образом должна быть отправлена отчетность?
Ответ: При направлении отчетности в электронном виде через оператора усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) может быть оформлена на уполномоченного сотрудника страхователя. В таком случае электронное заявление на подключение к системе ЭДО направляется через оператора за подписью уполномоченного сотрудника.

Вопрос 6: Нужно ли в отчетности подавать сведения о награждении?
Ответ: Нет.

Вопрос 7: Нужно ли представлять сведения на председателей ТСЖ, которые выбираются правлением ТСЖ и действуют на основании протокола общего собрания без заключения трудового договора?
Ответ: Сведения по форме СЗВ-ТД заполняются и представляются страхователем в отношении всех лиц, с которыми заключены или прекращены трудовые отношения в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации. Согласно статье 16 ТК РФ трудовые отношения характеризуются как трудовые отношения на основании трудового договора в результате:
- избрания на должность;
- назначения на должность;
- на основании фактического допущения работника к работе с ведома или по поручению работодателя в случае, когда трудовой договор не был надлежащим образом оформлен.
Таким образом, полагаем, что сведения по форме СЗВ-ТД должны представляться в отношении председателей ТСЖ, СНТ, единственных руководителей (учредителей) на общих основаниях.

Вопрос 8: Нужно ли представлять  сведения о переводе, если в организации осуществлен временный перевод работника на должность с льготными условиями труда, дающими право на досрочное назначение пенсии?
Ответ: Нет, если указанная запись не подлежит занесению в трудовую книжку работника. Кроме того, сведения СЗВ-ТД не используются для целей назначения или перерасчета пенсии.

Вопрос 9: В каком виде необходимо вести и хранить на предприятии сведения по электронным трудовым книжкам?
Ответ: Электронные трудовые книжки - это система кадрового учета предприятия, организованная в электроном виде. Выдача работникам сведений о трудовой деятельности в электронном виде по форме СТД-Р может регистрироваться в журнале произвольной формы.

Вопрос 10: Включаются ли в форму СЗВ-ТД работники, совмещающие трудовую деятельность? Например: работник работает в ООО ЛЕС и одновременно заключил трудовой договор в январе 2020 года со страхователем ООО КРОНА (как совместитель). Какой страхователь должен подать форму СЗВ-ТД за январь 2020 года?
Ответ: Сведения СЗВ-ТД представляются, в том числе и на совместителей, тем работодателем, с которым заключен трудовой договор по совместительству. В данном примере за январь 2020 года сведения должны быть представлены ООО КРОНА. При этом записи о последнем кадровом мероприятии по страхователю ООО КРОНА не будет.

Вопрос 11: Куда подают заявление о выборе формата трудовой книжки работники-совместители: только по основному месту работы или по совместительству тоже?
Ответ: Работник-совместитель подает заявление о выборе формата трудовой книжки тому работодателю, который осуществляет ведение и хранение трудовой книжки работника. В случае выбора ведения трудовой деятельности в электронном виде, работодатель выдает работнику бумажную трудовую книжку на руки.

Вопрос 12: Приказ о приеме на работу 31.12.2019 г., в трудовом договоре указано, что фактически приступает к работе с 01.01.2020 г. Нужно ли подавать сведения по форме СЗВ-ТД за январь 2020 года?
Ответ: В данном случае необходимо представить сведения СЗВ-ТД за январь 2020 года по кадровому мероприятию «Прием». В течение 2020 года необходимо ориентироваться на дату кадрового мероприятия, а не на дату соответствующего приказа.

Вопрос 13: Если последнее кадровое мероприятие в бумажной трудовой книжке «Переименование организации» (реорганизация предприятия) следует ли указывать предшествующее ему кадровое мероприятие?
Ответ: В случае, если последнее кадровое мероприятие в бумажной трудовой книжке работников указано «Переименование организации» (реорганизация предприятия), рекомендуется указывать при представлении СЗВ-ТД предшествующее ему кадровое мероприятие.